Zgodnie z art. 37 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli pracownik przed dniem 10 stycznia złoży zakładowi pracy oświadczenie na PIT-12, upoważniając go do dokonania rocznego obliczenia podatku, wtedy rocznego rozliczenia podatku na formularzu PIT-40 dokonuje w imieniu pracownika zakład pracy.
Art. 37.
1. Jeżeli podatnik, od którego zaliczki miesięczne pobierają płatnicy określeni w art. 31, art. 33 lub art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7, złoży płatnikowi przed dniem 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru, które traktuje się na równi z zeznaniem, że:
1) poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30–30c oraz art. 30e,
2) nie korzysta z odliczeń, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 2–4,
3) nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 lub 4,
4) (uchylony),
5) nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 5
– płatnik jest obowiązany sporządzić, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku, na zasadach określonych w art. 27, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.
Z deklaracji PIT-40 może wynikać nadpłata lub niedopłata podatku. Rozliczenie z urzędem skarbowym reguluje art. 37 pkt 4:
4. Różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego. W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w deklaracji, o której mowa w art. 38 ust. 1a.
