fbpx
Anzasoft
Redukcja wynagrodzenia za czas nieprzepracowany

Autor: m.samborski@adlike.pl

Redukcja wynagrodzenia za czas nieprzepracowany

Redukcję wypłaty wynagrodzenia za czas nieprzepracowany regulują rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej: z dnia 29 maja 1996 r., w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289) oraz z dnia 8 stycznia 1997 r., zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 2, poz. 15).

Zgodnie z tymi rozporządzeniami:

§ 11. 1. W celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczna stawkę wynagrodzenia dzieli sie przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni nieobecności pracownika w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w okresie której pracownikowi przysługuje zasiłek przewidziany w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

§ 12. 1. W celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia – miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

2. Przepis ust. 1 stosuje się także w przypadku obliczania wynagrodzenia pracownika, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca.

Zasady redukcji wynagrodzenia za czas nieprzepracowany zostały szczegółowo opisane w następującym poradniku:

Potrącenia z wynagrodzeń

Dokonując potrąceń z wynagrodzeń pracowników należy przede wszystkim przestrzegać przepisów Kodeksu pracy, który ściśle określa jakiego rodzaju należności mogą być potrącane z wynagrodzeń pracowników. Zgodnie z art. 87 kodeksu:

§ 1. Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

4) kary pieniężne przewidziane w art. 108.

§ 2. Potrąceń dokonuje się w kolejności podanej w § 1.

§ 3. Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:

1) w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia,

2) w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.

§ 4. Potrącenia, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami, o których mowa w § 1 pkt 1 – trzech piątych wynagrodzenia. Niezależnie od tych potrąceń kary pieniężne potrąca się w granicach określonych w art. 108.

§ 5. Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości.

§ 6. (uchylony).

§ 7. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

§ 8. Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 91:

Art. 91.

§ 1. Należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.

§ 2. W przypadkach określonych w § 1 wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

1) określonej w art. 871 § 1 pkt 1 – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,

2) 80% kwoty określonej w art. 871 § 1 pkt 1 – przy potrącaniu innych należności niż określone w pkt 1.

Dodatkowo, zgodnie z art. 833 § 6 kodeksu postępowania cywilnego, zasiłki i dodatki rodzinne, pielęgnacyjne i porodowe, nie podlegają egzekucji. Na uwagę zasługuje tutaj fakt, że wśród świadczeń zwolnionych na mocy tego przepisu z egzekucji nie wymienia się zasiłków wychowawczych. Zasiłek wychowawczy, również według oceny ZUS, jest świadczeniem o charakterze powtarzającym się, a więc zgodnie z art. 833 § 2 kodeksu postępowania cywilnego podlega on egzekucji.

Zasady dokonywania potrąceń należności z tytułów wykonawczych i ich implementacja w programie SuperPłace zostały szczegółowo opisane w następującym poradniku:

Umowy cywilnoprawne

Obecnie coraz częstszą formą zatrudniania pracowników są umowy: zlecenia, agencyjne i o dzieło. Podstawową wspólną właściwością tych umów jest to, ze są one regulowane przez kodeks cywilny, czyli inaczej mówiąc, są to umowy cywilnoprawne. Zatrudnionym wykonującym pracę na podstawie tych umów nie przysługują prawa pracownicze przewidziane kodeksem pracy. W przypadku sporów dotyczących tych umów do ich rozpatrzenia właściwe są sądy cywilne.

Osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, nawet jeżeli podlegają z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, nie maja takiej ochrony i uprawnień do różnych świadczeń, jakie zapewnia umowa o pracę, np. urlopy, nagrody jubileuszowe, odprawa emerytalna, nagrody z zakładowego funduszu nagród, świadczeń z funduszu socjalnego, uprawnienia branżowe, itp. Dodatkowo, umowy cywilnoprawne nie określają czasu pracy i nie gwarantują minimalnego wynagrodzenia obowiazującego w przypadku pracowników. Okres, na jaki umowa zostaje zawarta, wynagrodzenie oraz inne szczegóły sa ustalane w porozumieniu między stronami, zwykle w formie pisemnej umowy.

Zgodnie z kodeksem cywilnym, każda umowa powinna określać:

1.rodzaj umowy, przy czym informacja zawarta w nazwie powinna pokrywać się z treścią umowy,
2.czas, na jaki umowa została zawarta,
3.datę rozpoczęcia i zakończenia wykonywania umowy,
4.rodzaj (zakres) i miejsce wykonywania działalności (z wyjątkiem umów o dzieło),
5.zasady i sposób wynagradzania za wykonanie określonych w umowie czynności lub określonego dzieła.

Umowa zlecenia

Umowa o dzieło

Umowa o prawa autorskie

Umowa agencyjna

Rozliczanie umów cywilnoprawnych z ZUS

Rozliczanie umów cywilnoprawnych z urzędem skarbowym

Wybór rodzaju umowy należy do stron. Warto jednak pamiętać o art. 22 Kodeksu pracy:

Art. 22.

§ 1. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

§ 1(1). Zatrudnienie w warunkach określonych w § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

§ 1(2). Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w § 1.

Zgodnie z powyższym zapisem, zatrudnienie pracownika na warunkach określonych w art. 22 §1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Innymi słowy o tym, z jakim stosunkiem prawnym (umową) mamy do czynienia decyduje nie formalna nazwa umowy, tylko jej treść. Jeżeli z treści umowy wynika, że czynności mają być wykonywane w systemie zmianowym lub wykonywana praca ma przebiegać pod stałym nadzorem zleceniodawcy, umowa taka zostanie zakwalifikowana jako umowa o pracę niezależnie od jej faktycznej nazwy. Dodatkowo, z tytułu nieprawidłowego rozliczenia umowy, za zleceniodawcę mogą zostać nałożone przez ZUS i urząd skarbowy odpowiednie kary.

Umowa zlecenia

Umowę zlecenia regulują prawnie artykuły od 734 do 751 kodeksu cywilnego. W tej umowie osoba fizyczna przyjmująca zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się do wykonania w ciągu określonego czasu, określonej czynności prawnej na rzecz dającego zlecenie (zleceniodawcy). Przedmiotem umowy może być każda czynność wykonywana w ramach świadczenia usług np. prowadzenie szkoleń i kursów, prowadzenie punktu konsultacyjnego, punktu sprzedaży, akwizycja, pilotaż wycieczek turystycznych, maszynopisanie, korekta tekstów, prowadzenie ksiąg rachunkowych czy sprzątanie. Zleceniodawcą może być podmiot prowadzący działalność w dowolnej formie np. zakład pracy państwowy, spółdzielczy, społeczny, prywatny, z udziałem kapitału zagranicznego, a nawet osoba fizyczna.

Umowa zlecenia jest umową starannego działania. Zleceniobiorca jest zobowiązany do dołożenia należytej staranności przy wykonywaniu zlecenia. Nie ponosi on jednak odpowiedzialności za rezultat, czyli za to czy podejmowane przez niego czynności doprowadziły do osiągnięcia zakładanych skutków. Sposób i miejsce wykonania zlecenia powinny być określone w umowie.
W sytuacji, gdy zleceniobiorca w celu wykonania umowy musi odbyć podróż służbową, zleceniodawca zwraca mu koszty delegacji na takich samych zasadach jak pracownikowi. W takim przypadku wskazane jest, aby umowa zawierała klauzulę dotyczącą zwrotu kosztów. Wówczas diety i inne należności, otrzymane przez zleceniobiorcę w związku z odbyciem podróży służbowej, są na mocy art. 21, ust. 1, pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione od podatku dochodowego.

Przyjmujący zlecenie powinien wykonywać umowę osobiście. Czynności wynikające ze zlecenia może on powierzyć osobie trzeciej tylko wtedy, gdy wynika to z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności. W każdym z tych wypadków jest on zobowiązany do niezwłocznego zawiadomienia zleceniodawcy o swoim zastępcy i o miejscu jego zamieszkania. Wówczas za wykonanie zlecenia odpowiedzialny jest względem dającego zlecenie zastępca zleceniobiorcy. Zleceniobiorca odpowiada wtedy tylko za brak należytej staranności przy wyborze zastępcy. Jeżeli jednak z umowy wynika, ze przyjmujący zlecenie ponosi odpowiedzialność za czynności swego zastępcy jak za swoje własne czynności, to ich odpowiedzialność jest solidarna.

O ile strony umowy zlecenia nie ustaliły inaczej, to za wykonanie zlecenia zleceniobiorcy należy się wynagrodzenie, które może być określone kwotowo, w stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. Wynagrodzenie to należy się zleceniobiorcy dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba ze z umowy lub z przepisów szczególnych wynika inaczej.

Z upływem lat dwóch przedawniają się:

1.roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju; to samo dotyczy roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych tym osobom;

2.roszczenia z tytułu utrzymania, pielęgnowania, wychowania lub nauki, jeżeli przysługują osobom trudniącym się zawodowo takimi czynnościami albo osobom otrzymującym zakłady na ten cel przeznaczone.

Umowa o dzieło

Umowę o dzieło regulują prawnie artykuły od 627 do 646 kodeksu cywilnego. W tej umowie jedna strona zobowiązuje się do wykonania określonego w zamówieniu dzieła w przewidzianym terminie, w dowolnym czasie i miejscu, zaś druga strona odbiera dzieło i wypłaca wynagrodzenie za jego wykonanie. Tę formę umowy stosuje się przy wykonywaniu prac, których efektem jest jakaś konkretna rzecz (dzieło). Przedmiotem umowy o dzieło może być np. wykonanie projektu architektonicznego, napisanie książki, utworu muzycznego, przygotowanie i wygłoszenie wykładu, stworzenie rzeźby, namalowanie obrazu, przetłumaczenie konkretnego tekstu, sporządzenie analizy, przygotowanie opinii, wykonanie dekoracji czy napisanie programu komputerowego.

Zamawiający może postawić wykonawcy określone wymagania i udzielić mu wskazówek co do parametrów, jakim powinno odpowiadać dzieło. Wykonawca umowy (dzieła) nie musi przeprowadzać swoich prac osobiście, jednak ponosi on pełną odpowiedzialność materialną za szkody powstałe w związku z wadliwym lub nieterminowym wykonaniem dzieła.
Wynagrodzenie za wykonanie dzieła, od którego w przypadku umowy o dzieło strony nie mogą odstąpić, może zostać ustalone na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe), ryczałtowo lub kwotowo. Jeżeli dzieło ma być oddawane częściami, a wynagrodzenie zostało określone za każdą część z osobna, wówczas wynagrodzenie należy się twórcy z chwilą zakończenia i oddania zamawiającemu każdej z części. Jeżeli wysokość wynagrodzenia za wykonanie dzieła nie została określona w umowie, rozstrzyga się w razie wątpliwości, że strony miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju.

Wszelkie roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się po upływie dwóch lat od dnia oddania dzieła. Jeżeli dzieło nie zostało oddane, to przedawniają się one od dnia, w którym zgodnie z treścią umowy miało być oddane.

Umowa o prawa autorskie

Forma stosunku prawnego w ramach którego wykonywane są prace twórcze nie ma znaczenia dla kwalifikacji tych prac w zakresie wysokości kosztów uzyskania przychodów. Może to być zawarta z pracownikiem umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o dzieło lub inna umowa o świadczenie usług, zarówno unormowana w kodeksie cywilnym, jak też nienazwana lub o charakterze mieszanym. O zastosowaniu określonych kosztów decyduje zatem wyłącznie fakt uzyskania przychodu za wykonanie czynności lub utworu będącej przedmiotem prawa autorskiego pod warunkiem możliwości ustalenia jego wysokości.

Przedmioty prawa autorskiego są wymienione w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 1994r. Nr 24, poz. 83 z późn. zm.):

Art. 1.

1. Przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór).

2. W szczególności przedmiotem prawa autorskiego są utwory:

1) wyrażone słowem, symbolami matematycznymi, znakami graficznymi (literackie, publicystyczne, naukowe, kartograficzne oraz programy komputerowe),
2) plastyczne,
3) fotograficzne,
4) lutnicze,
5) wzornictwa przemysłowego,
6) architektoniczne, architektoniczno-urbanistyczne i urbanistyczne,
7) muzyczne i słowno-muzyczne,
8) sceniczne, sceniczno-muzyczne, choreograficzne i pantomimiczne,
9) audiowizualne (w tym wizualne i audialne).

3. Utwór jest przedmiotem prawa autorskiego od chwili ustalenia, chociażby miał postać nie ukończoną.

4. Ochrona przysługuje twórcy niezależnie od spełnienia jakichkolwiek formalności.

Ustawa o prawie autorkim wyróżnia trzy sytuacje w których pracownik tworzy na rzecz pracodawcy utwory w ramach stosunku pracy:

1.Tworzenie wszelkich kategorii utworów, z wyjątkiem tych do których odnoszą się przepisy szczególne (art. 12),
2.Przepis szczególny dotyczący tworzenia utworów na rzecz instytucji naukowych (Art. 14),
3.Przepisy szczególne dotyczące programów komputerowych (art. 74, ust. 3).
Sytuacje 1 i 3 znajdują szerokie zastosowanie w zakładach pracy.

Konieczne jest wyodrębnienie honorariów autorskich. Pracodawca zatrudniający pracownika twórcę powinien rozgraniczyć otrzymywane przez tego pracownika wynagrodzenie na wynagrodzenie zasadnicze oraz honorarium autorskie.

Umowa agencyjna

Umowę agencyjną regulują prawnie artykuły od 758 do 763 kodeksu cywilnego. Umowa ta zobowiązuje przyjmującego zlecenie, zwanego agentem, do stałego pośredniczenia przy zawieraniu umów określonego rodzaju na rzecz dającego zlecenie lub do zawierania takich umów w jego imieniu, za odpowiednim wynagrodzeniem. Umowa agencyjna jest zatem umową o świadczenie usług, z tą jednak różnicą od umowy zlecenia, że agent, pełniąc swoje obowiązki, zachowuje samodzielność. Czynności w zakresie powierzonych mu spraw agent wykonuje osobiście, dbając o zabezpieczenie praw swojego zleceniodawcy. Przykładem działalności prowadzonej w oparciu o umowę agencyjna są czynności wykonywane przez agenta ubezpieczeniowego.

Umowa agencyjna może przyjmować różne formy np. pośrednictwa, przedstawicielstwa albo umowy zawierającej zarówno elementy pośrednictwa, jak i przedstawicielstwa. Rodzaj umowy i zakres wykonywanych czynności muszą wynikać z jej treści (za wyjątkiem art. 759 kodeksu cywilnego). Umowa agencyjna może również ograniczać zakres terytorialny działania agenta. Elementem charakterystycznym dla umowy agencyjnej typu pośrednictwa jest ciągłość świadczenia usług określonych w umowie. Agent pośrednik ma za zadanie czynnie współdziałać przy zawieraniu umów, działając na rzecz dającego zlecenie, ale nie w jego imieniu. Z kolei w umowie agencyjnej o charakterze przedstawicielstwa agent zobowiązuje się do zawierania umów w imieniu dającego zlecenie.

Za wykonywane czynności agent otrzymuje wynagrodzenie (prowizję), która najczęściej jest określona w umowie lub w taryfie obowiązującej u danego pracodawcy. Jeżeli umowa ma być wykonywana częściami, agentowi należy się prowizja w miarę wykonywania umowy. Okres obowiązywania umowy agencyjnej może być z góry określony lub nieokreślony.

Rozliczanie umów cywilnoprawnych z ZUS

Obowiązek naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu umów cywilnoprawnych zależy od rodzaju zawartej umowy oraz od tego, w jakiej formie zleceniobiorca prowadzi swoją działalność.
Umowy o dzieło nie powodują obowiązku ubezpieczenia emerytalnego i rentowego, jeżeli zawarte zostały z (art. 6, 8 i 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych):

1.osobami nie pozostającymi z żadnym pracodawcą w stosunku pracy,

2.osobami, które, będąc pracownikami, świadczą także pracę na podstawie umowy o dzieło, pod warunkiem, że zleceniodawca nie jest jednocześnie pracodawcą pozostającym z wykonawcą umowy w stosunku pracy,

3.osobami o ustalonym prawie do emerytury lub renty, dla których jest to jedyne źródło utrzymania lub dodatkowe do stosunku pracy z innym pracodawcą niż zleceniodawca.

Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy o dzieło i nie objęte obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi, zgodnie z art. 8 ustawy o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, nie podlegają również obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego. Osoby nie wymienione w art. 8 ustawy mogą ubezpieczać się dobrowolnie na podstawie pisemnego wniosku złożonego w kasie chorych (art. 9, ust. 1).

Umowy zlecenia i agencyjne, do których zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia powodują obowiązek objęcia ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi zarówno zleceniobiorcy jak i osób z nim współpracujących (art. 6, ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Wyjątki od tej reguły zostały ujęte w art. 6 ust. 3 i 6 oraz w art. 8 i 9 ustawy.

Jeżeli w umowie zlecenia lub agencyjnej odpłatność za jej wykonywanie została określona kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie, wówczas podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorców ustala się zgodnie z art. 18, ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W pozostałych przypadkach podstawę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi kwota zadeklarowana przez zleceniobiorcę, nie niższa jednak niż kwota najniższego wynagrodzenia (art. 18, ust. 7 ustawy).

Warto zauważyć, że jeżeli osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę zawarła, po 14 stycznia 2000 r., umowę agencyjną, umowę zlecenia lub inna umowę o świadczenie usług, albo umowę o dzieło z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, to na mocy art. 8, ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dla potrzeb tej ustawy jest traktowana jak pracownik z tytułu wszystkich umów zawartych z pracodawcą.

Zgodnie z art. 18, ust. 1 ustawy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników zatrudnionych na umowę o pracę uwzględnia sie wszystkie przychody, czyli wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych łączy się z wynagrodzeniem z tytułu umowy o pracę. Od tej sumy, przy uwzględnieniu ograniczenia zgodnie z art. 19, pobiera się składki na ubezpieczenia społeczne. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne oblicza się po zredukowaniu podstawy o zapłacone przez pracownika składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe (art. 21, ust. 2c).

Rozliczanie umów cywilnoprawnych z urzędem skarbowym

Przychody otrzymywane na podstawie umów cywilnoprawnych, opisane w art. 13, pkt. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zalicza się do przychodów z tytułu działalności wykonywanej osobiście (art. 10, ust. 1, pkt 2.).

Art. 13

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się:

[…]

8) przychody z tytułu osobistego wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a) osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej lub przedsiębiorcy – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb tych podmiotów i tego samego rodzaju usług nie wykonuje na rzecz ludności,

b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością

– z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 9,

Zgodnie z art. 11, ust. 1 ustawy, przychody z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych powstają w chwili otrzymania lub postawienia ich do dyspozycji podatnika. Na mocy art. 41, ust. 1 ustawy, płatnicy dokonujący wypłat należności z tytułu umów cywilnoprawnych są zobowiązani do pobierania zaliczki na podatek dochodowy. Wysokość zaliczki wynosi 20% należności pomniejszonej o koszty uzyskania przychodów i o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Wysokość kosztów uzyskania przychodów została określona w art. 22, ust. 9 ustawy w następującej wysokości:

1.20% uzyskanego przychodu w przypadku umów zlecenia i o dzieło,

2.50% uzyskanego przychodu w przypadku umów o prawa autorskie (w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Jeżeli podatnik udowodni, ze koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania ustawowej stawki procentowej, wówczas koszty uzyskania przyjmuje się w wysokości kosztów faktycznie poniesionych. Na wniosek podatnika płatnik może obliczać i pobierać zaliczki wyższe niż obliczone w wysokości 20% dochodów.

Zaliczkę podatku dochodowego pomniejsza się, z zastrzeżeniem art. 27b, ust. 2, o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobraną przez płatnika zgodnie z przepisami o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym. Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej działalności gospodarczej, o której mowa w art. 10, ust. 1, pkt 3 ustawy, płatnik nie ma obowiązku poboru i odprowadzania zaliczek.

W sytuacji, w której kwota należności, na którą została zawarta umowa zlecenia z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza określonej wartości progowej (w 2003 roku 146zł), wtedy kwoty tej nie łączy się z dochodami (przychodami) z innych źródeł i pobiera się od niej podatek w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu (art. 30, ust. 1, pkt. 3). Podatek ten pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania.

Zgodnie z art. 42 ustawy, kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy, płatnicy przekazują w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, właściwego według siedziby płatnika, a w przypadku braku siedziby – według miejsca zamieszkania płatnika. Kwoty zryczałtowanego podatku (art. 30, ust. 1, pkt. 3), płatnicy przekazują w terminie do dnia 7 miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatek pobrano na rachunek urzędu skarbowego właściwego dla siedziby płatnika a w przypadku braku siedziby – na rachunek urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania płatnika.

Rejestrowanie i rozliczanie umów zlecenia, o dzieło, oraz innych umów cywilnoprawnych w programie SuperPłace zostało szczegółowo opisane w następującym poradniku:

Dodatek stażowy

Załóżmy, że zgodnie z regulaminem wynagradzania, pracownikowi oprócz wynagrodzenia zasadniczego przysługuje dodatek stażowy. Przykładem instytucji zobowiązanych do naliczania i wypłaty dodatków stażowych są np. urzędy gmin, starostwa powiatowe oraz urzędy marszałkowskie (zgodnie z ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych – Dz.U. 2008 nr 223 poz. 1458). Szczegóły dotyczące wyliczania i wypłacania dodatku stażowego reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. 2009 nr 50 poz. 398).

Przy ustalaniu uprawnień do dodatku uwzględniane są jedynie okresy zatrudnienia u obecnego pracodawcy oraz ewentualnie inne okresy wyraźnie wskazane przez przepisy wyższej rangi. Wysokość dodatku stażowego wypłacanego co miesiąc wynosi 5% wynagrodzenia zasadniczego za 5 lat zatrudnienia i wzrasta corocznie o 1%, maksymalnie do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

W przypadku pracowników sfery budżetowej w aktach prawnych regulujących wypłaty dodatku stażowego (za wysługę lat) jest zwykle napisane, że dodatek ten nie jest redukowany za czas pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (choroby) lub pobierania zasiłku opiekuńczego. W takiej sytuacji, zgodnie z § 2 ust. 24 rozporządzenia M.P. i P.S. z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106):

24) składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku,

nie należy dodatku stażowego, który jest wypłacany w czasie niezdolności do pracy (choroby) lub pobierania zasiłku opiekuńczego, uwzględniać w podstawach ubezpieczeń społecznych.

Uwaga: ZUS interpretuje powyższe rozporządzenie jako konieczność podzielenia wypłaconego dodatku na dwie części: 1) za czas przepracowany – wchodzi do wszystkich podstaw ubezpieczeń, zasiłku chorobowego) i podatku dochodowego oraz 2) za czas nieprzepracowany z powodu choroby lub sprawowania opieki – wchodzi wyłącznie do podstawy podatku dochodowego.

Dlatego właśnie w definicji dodatku stażowego w części 'wchodzi do podstaw’ należy wybrać opcję 'Tak (bez okresu pobierania wynagr. za czas niezdolności do pracy lub sprawowania opieki)’. Wypłacony dodatek stażowy będzie wtedy automatycznie dzielony w przypadku choroby lub sprawowania opieki na dwie części przy dopisywaniu zatrudnionego do listy płac z wynagrodzeniem zasadniczym. Wyliczenie kwoty dodatku stażowego za czas nieprzepracowany jest dokonywane w przeliczeniu na 30 dni.

W przypadku zatrudnienia lub zwolnienia pracownika w trakcie miesiąca, dodatek stażowy za nieprzepracowaną część miesiąca jest redukowany w przeliczeniu na dni pracy.

Rejestrowanie i rozliczanie dodatku stażowego w programie SuperPłace zostało szczegółowo opisane w następującym poradniku:

Rozliczanie właścicieli

Obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych nałożyła na osoby fizyczne, które na terenie Polski są osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz osobami z nimi współpracującymi (art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy) ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące, podlegające z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, objęte są również obowiązkowym ubezpieczeniem wypadkowym. Ubezpieczenie chorobowe jest dla wymienionych osób dobrowolne i objęcie nim następuje na wniosek osoby zainteresowanej.

Ubezpieczenia społeczne

W myśl art. 18 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących stanowiła do 2008r. zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Składka w nowej wysokości obowiązywała od trzeciego miesiąca następnego kwartału.

Od 2009 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli więc osoba podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym np. od początku miesiąca, a do ubezpieczenia chorobowego przystępuje w trakcie tego miesiąca, nie zmniejsza się podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe nie stosuje się ograniczenia górnej rocznej podstawy wymiaru składek, które obowiązuje dla podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jednak podstawa wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nie może przekraczać miesięcznie 250% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Kwotę tę ustala się miesięcznie, poczynając od trzeciego miesiąca kwartału kalendarzowego, na okres 3 miesięcy, na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału.

Ustawą z dnia 1 lipca 2005 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 150, poz. 1248) wprowadzono nowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, które rozpoczęły wykonywanie działalności gospodarczej po dniu wejścia w życie tej ustawy, tj. nie wcześniej niż 25 sierpnia 2005 r. Przy czym do osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą zalicza się także osoby, które po dopełnieniu obowiązku uzyskania odpowiedniego wpisu, zgodnie z przepisami o działalności gospodarczej, w ramach tej działalności wykonują wolny zawód (o którym mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych) oraz osoby, które działalność gospodarczą prowadzą w ramach spółki cywilnej.

Zgodnie z powołaną ustawą, dla osób rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej po 24 sierpnia 2005 r., w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia

Kwota najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących podlega odpowiedniemu zmniejszeniu za miesiąc, w którym nastąpiło objęcie ubezpieczeniami lub ich ustanie, jeżeli trwały one tylko przez część miesiąca. Wówczas kwotę najniższej podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

Ubezpieczenie zdrowotne

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli posiadają obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu i zamieszkują na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu,

Począwszy od składek należnych za okres od 1 marca 2009 r. podstawę ich wymiaru stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku. Składka w tej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne nie stosuje się ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna i niepodzielna. Składka ta nie podlega proporcjonalnemu pomniejszeniu do liczby dni podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w danym miesiącu kalendarzowym.

Szczegółowe zasady wyliczania i rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących opisano w poradniku ZUS’ Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących’.

Deklaracja PIT-40

Zgodnie z art. 37 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli pracownik przed dniem 10 stycznia złoży zakładowi pracy oświadczenie na PIT-12, upoważniając go do dokonania rocznego obliczenia podatku, wtedy rocznego rozliczenia podatku na formularzu PIT-40 dokonuje w imieniu pracownika zakład pracy.

Art. 37.

1. Jeżeli podatnik, od którego zaliczki miesięczne pobierają płatnicy określeni w art. 31, art. 33 lub art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7, złoży płatnikowi przed dniem 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru, które traktuje się na równi z zeznaniem, że:

1) poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30–30c oraz art. 30e,

2) nie korzysta z odliczeń, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 2–4,

3) nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 lub 4,

4) (uchylony),

5) nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 5

– płatnik jest obowiązany sporządzić, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku, na zasadach określonych w art. 27, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.

Z deklaracji PIT-40 może wynikać nadpłata lub niedopłata podatku. Rozliczenie z urzędem skarbowym reguluje art. 37 pkt 4:

4. Różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego. W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w deklaracji, o której mowa w art. 38 ust. 1a.

Wybrane zagadnienia kadrowo-płacowe

Poniżej przedstawiono w 'telegraficznym’ skrócie wybrane zagadnienia z tematyki kadrowo-płacowej. Każdy z opisów zawiera referencje do regulujących aktów prawnych.

Opis zmian związanych z wprowadzeniem od 17 czerwca 2013 urlopów rodzicielskich

Opis zasad rozliczania pracowników oddelegowanych za granicę. W przykładach wykorzystano oddelegowanie do Francji (stała stawka miesięczna), oraz do Finlandii (stała stawka godzinowa).

Opis zmienionych zasad wyliczania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób przebywających na urlopie wychowawczym.

Kto podlega ubezpieczeniom obowiązkowo, a kto dobrowolnie? Jak wyliczane są podstawy wymiaru ubezpieczeń? Tutaj znajdziesz ogólne informacje dotyczące ubezpieczeń społecznych.

Kto podlega ubezpieczeniu obowiązkowo, a kto dobrowolnie? Jak wyliczana jest podstawa wymiaru ubezpieczenia? Tutaj znajdziesz ogólne informacje dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego.

Co to jest Fundusz Pracy? Od jakich wynagrodzeń nie należy odprowadzać składki na Fundusz Pracy? Tutaj znajdziesz ogólne informacje dotyczące Funduszu Pracy.

Kto i dlaczego opłaca składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)? Od jakich wynagrodzeń nie należy odprowadzać składki na FGŚP? Tutaj znajdziesz ogólne informacje dotyczące FGŚP.

Szczegółowy opis: wynagrodzenia za czas urlopu, ekwiwalentu pieniężnego za urlop, oraz świadczenia urlopowego.

Kiedy wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia wchodzi do podstawy zasiłku chorobowego? Znajdziesz tutaj podstawowe informacje dotyczące wypłat świadczeń przysługujących w okresie choroby.

W jaki sposób wyliczyć wynagrodzenie zasadnicze dla pracownika nieobecnego z powodu choroby? Jeżeli sądzisz, że proporcjonalnie do dni obecności podzielonych przez 30 musisz to przeczytać!

Jakie należności i do jakiej kwoty można potrącać z wynagrodzenia? Cytaty z Kodeksu pracy szczegółowo opisują kwestie potrąceń.

Wszystko co zawsze warto wiedzieć rozliczając umowy zlecenia, o dzieło, agencyjne i o prawa autorskie. Kompletne opisy, ZUS, opodatkowanie, dodatkowe informacje.

W jaki sposób wyliczyć podstawę składek na ubezpieczenia społeczne od kwoty dodatku stażowego dla pracownika nieobecnego przez połowę miesiąca z powodu choroby? Jeżeli sądzisz, że należy uwzględnić całą kwotę lub nie uwzględniać jej w ogóle musisz to przeczytać!

Jak zautomatyzować rozliczanie właścicieli zgodnie z ustawą o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia?

Kiedy wypełniamy PIT-40? Jak rozliczać nadpłatę/zwrot podatku? Tutaj znajdziesz ogólne informacje dotyczące PIT-40.

Zgodność z RODO

Tekst źródłowy rozporządzenia RODO

W celu zapewnienia zgodności programu z wymaganiami rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) w programie dokonano niezbędnych modyfikacji w celu właściwego zabezpieczenia przetwarzanych danych. Zdecydowana większość z wprowadzonych zabezpieczeń nie wymaga podejmowania przez użytkownika żadnych czynności poza aktualizacją programu. Wyjątkiem jest zabezpieczenie programu hasłem w przypadku, gdy sam komputer nie został zabezpieczony hasłem, lub gdy do komputera na którym zainstalowano program ma dostęp więcej niż jedna osoba. Wszystkich zmian związanych z uaktywnieniem weryfikacji użytkownika można dokonać w module 'Administrator’ instalowanym razem z programem.

Można przyjąć, że minimalne wymagania rozporządzenia RODO zostaną przez posiadacza licencji wypełnione, jeśli:

(a) zaktualizuje program do najnowszej wersji,

(b) uaktywni weryfikację użytkownika w przypadku, gdy sam komputer nie został zabezpieczony hasłem, lub gdy do komputera ma dostęp więcej niż jedna osoba:
uaktywnienie weryfikacji użytkownika (ekran logowania)

(c) wydrukuje i zachowa przykładowy rejestr czynności przetwarzania danych:
przykładowy rejestr czynności przetwarzania (plik PDF)
przykładowy rejestr czynności przetwarzania (plik XLSX)

Wymagania RODO

Ogólnie wymagania związane z rozporządzeniem RODO można podzielić na cztery grupy: (1) wymagania dotyczące uwierzytelniania, (2) wymagania dotyczące funkcjonalności programu, (3) wymagania dotyczące zabezpieczenia technicznego i fizycznego, oraz (4) wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji.

Wymagania dotyczące uwierzytelniania: RODO nie precyzuje na czym takie wymagania miałyby dokładnie polegać. Za rozsądne można przyjąć następujące założenia: każdy użytkownik powinien posiadać indywidualny identyfikator i hasło do programu, identyfikator użytkownika, który utracił uprawnienia, nie powinien być przydzielony innej osobie, hasło do programu powinno składać się co najmniej z 8 znaków, zawierać małe i duże litery oraz cyfry lub znaki specjalne. W przypadku zapotrzebowania na większe restrykcje, można wymusić zmianę hasła nie rzadziej, niż np. co 30 lub 90 dni. Program spełnia wszystkie powyższe wymagania dotyczące uwierzytelniania – wszystkie opisane kwestie można w programie zrealizować wykorzystując moduł Administrator.

Wymagania dotyczące funkcjonalności programu: program zapewnia automatycznie odnotowanie daty oraz identyfikatora użytkownika dokonującego dodania, modyfikacji i usuwania danych osobowych, odnotowanie informacji o odbiorcach, którym dane zostały udostępnione oraz o dacie i zakresie udostępnienia, odnotowanie, jaka zgoda, kiedy i z jakimi ograniczeniami została wyrażona, odnotowanie informacji o dacie wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Program zapewnia również możliwość odnotowania, że osoba, której dane dotyczą, wniosła o ograniczenie ich przechowywania, oraz dostarczenie osobie, której dane dotyczą, jej własnych danych osobowych, w formacie wydruku PDF (wydruk kartoteki osobowej zatrudnionego). Program spełnia wszystkie powyższe wymagania dotyczące funkcjonalności.

Wymagania dotyczące zabezpieczenia technicznego i fizycznego: komputer z danymi powinien znajdować się w wydzielonym miejscu, zabezpieczonym przed utratą danych spowodowaną np. pożarem, zalaniem, włamaniem, nieuprawnionym wglądem, kradzieżą, na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, powinny być tworzone regularne kopie zapasowe, zapis tych kopii nie powinien być przechowywany w pomieszczeniu, gdzie znajduje się komputer, z którego one pochodzą. Prawa dostępu przydzielone użytkownikom powinny być odbierane po zakończeniu zatrudnienia lub dostosowywane do zaistniałych zmian. Sprzęt powinien być chroniony przed awariami zasilania oraz innymi przerwami. Spełnienie wymagań zabezpieczenia technicznego i fizycznego leży w gestii użytkownika.

W programie jest automatycznie tworzony i przechowywany log zdarzeń rejestrujący działania użytkowników, oraz zdarzenia związane z bezpieczeństwem informacji. Przeglądanie logu aktywności użytkowników jest dostępne poprzez moduł 'Administrator’ instalowany razem z programem.

Wymagania dotyczące dokumentacji: podmioty są zobowiązane do prowadzenia dwóch rejestrów:
(1) czynności przetwarzania danych, oraz
(2) kategorii czynności przetwarzania danych.

W odniesieniu do innych potencjalnie przydatnych dokumentów, można wymienić również upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla Administratora danych. Przykładowe upoważnienie powinno upoważniać do przetwarzania danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych oraz w innych zbiorach, dotyczących danych osobowych kandydatów do pracy przetwarzanych w związku z procesem rekrutacji oraz danych osobowych pracowników i byłych pracowników przetwarzanych w związku z ich zatrudnianiem, powinno wygasać w przypadku rozwiązania umowy o pracę lub zmiany stanowiska przez Administratora, oraz zobowiązywać Administratora do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych oraz sposobu ich zabezpieczenia

Ponieważ wielu użytkowników programu pyta również o formularz zgody pracownika na przetwarzanie danych osobowych, warto przypomnieć, że co do zasady, zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika lub kandydata do pracy jest wymagana tylko wtedy, gdy pracodawca przetwarza dane, do których nie został umocowany na podstawie przepisów. Zgoda pracownika byłaby konieczna, gdyby pracodawca miał zamiar wykorzystywać dane osobowe pracownika w celach innych niż związane z zatrudnieniem.Jeśli pracodawca żąda od pracowników jedynie danych osobowych, których wymagają przepisy, nie potrzebuje zgody tych osób na ich przetwarzanie. Przykładowo zgody nie wymaga prowadzenie akt osobowych czy naliczanie listy płac, natomiast wymagałoby np. wprowadzenie rejestracji danych biometrycznych pracowników.

1. Rejestr czynności przetwarzania danych – rejestr prowadzi Administrator. Obowiązek prowadzenia rejestru czynności wynika z art. 30 ust. 1 rozporządzenia RODO. W rejestrze powinny znaleźć się następujące informacje:

a) imię i nazwisko lub nazwa oraz dane kontaktowe administratora oraz wszelkich współadministratorów, a także gdy ma to zastosowanie – przedstawiciela administratora oraz inspektora ochrony danych;

b) cele przetwarzania;

c) opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych;

d) kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych;

e) gdy ma to zastosowanie, przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi, dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń;

f) jeżeli jest to możliwe, planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych;

g) jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1.

2. Rejestr kategorii czynności przetwarzania danych – rejestr prowadzą podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora danych. W rejestrze kategorii czynności przetwarzania powinny być zawarte:

a) imię i nazwisko lub nazwa oraz dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego lub podmiotów przetwarzających oraz każdego administratora, w imieniu którego działa podmiot przetwarzający, a gdy ma to zastosowanie – przedstawiciela administratora lub podmiotu przetwarzającego oraz inspektora ochrony danych;

b) kategorie przetwarzań dokonywanych w imieniu każdego z administratorów;

c) gdy ma to zastosowanie – przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi, dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń;

d) jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1.

Co należy zrobić rozpoczynając nowy rok sprawozdawczy?

Z początkiem każdego nowego roku sprawozdawczego (kalendarzowego), ulegają zmianie niektóre parametry dotyczące wyliczania wynagrodzeń – w przypadku aktualizacji programu, wszelkich zmian w konfiguracji dokonuje sam program natychmiast po aktualizacji otwierając ekran 'Aktualizacja Konfiguracji i Parametrów’.

Dodatkowo do zmiany parametrów wyliczeniowych, w nowym roku należy zwykle utworzyć 'bilans otwarcia’ wymiaru urlopu wypoczynkowego – tylko w ten sposób można automatycznie przenieść niewykorzystany urlop wypoczynkowy na kolejny rok kalendarzowy. W tym celu należy w pierwszej kolejności otworzyć ekran 'Bilans Otwarcia Wymiaru Urlopu Wypoczynkowego wg Lat’ (opcja menu Kartoteki Osobowe), a następnie, po odczytaniu bilansu dla wszystkich pracowników, wykorzystać opcję menu 'Działania’, 'Ustaw Przeniesienie z Poprzedniego Roku’, umożliwiającą automatyczne przepisanie urlopu niewykorzystanego z poprzedniego roku w kolumny urlopu przeniesionego na aktualny rok. Po zapisaniu bilansu otwarcia, urlop przeniesiony powiększy urlop przysługujący pracownikowi w danym roku.

Przeniesienia niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego należy dokonywać po uprzednim wprowadzeniu wszystkich urlopów wypoczynkowych za rok poprzedni – w przypadku dokonywania zmian w urlopach po utworzeniu bilansu otwarcia, bilans ten należy ustawić ponownie.

Pracownicy oddelegowani za granicę

Pobierz instrukcję: Rozliczanie pracowników oddelegowanych za granicę (1,46 MB PDF, aktualizacja 28-03-2017)

W instrukcji opisano szczegółowe zasady rozliczania pracowników oddelegowanych za granicę, oraz czynności w celu skonfigurowania programu do dokonywania takich rozliczeń. W przykładach wykorzystano oddelegowanie do Francji (stała stawka miesięczna), oraz do Finlandii (stawka godzinowa). Rozliczenia automatycznie uwzględniają okresy oddelegowania krótsze niż pełny miesiąc, bez konieczności dokonywania przez użytkownika dodatkowych wyliczeń. Implementacja uwzględnia również szczególne sytuacje, takie jak: wyliczenie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy przysługującego z tytułu wypłat dokonanych za okres oddelegowania, wybór kraju opodatkowania, rejestracja i wyliczenie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe przepracowane w czasie oddelegowania, automatyzacja rozliczeń w przypadku lokalnej waluty innej niż EURO, oraz rozliczanie oddelegowania pracowników tymczasowych. W rozliczeniach uwzględniono zasady ustalania podstawy wymiaru składek zgodnie z wytycznymi ZUS: ustalanie podstawy wymiaru składek pracowników delegowanych według zasad obowiązujących od 01.10.2016 r.

W celu ułatwienia wdrożenia, poniżej udostępniono linki do pobrania kopii zapasowych danych programu, skonfigurowanych do rozliczania:

Po zainstalowaniu, zgodnie z instrukcją poniżej, kopii zapasowej z przykładowymi danymi, konfigurację programu można dowolnie dopasować do konkretnych wymagań (np. zmienić nazwę kraju oddelegowania, stawki, kursy, itp.). Instrukcja instalacji kopii zapasowych jest następująca: w celu zainstalowania przykładowej bazy danych należy, kolejno:

  1. zainstalować najnowszą wersję programu
  2. pobrać i rozpakować kopię zapasową – w tym celu należy uruchomić odpowiedni udostępniony powyżej link np. 'pobierz kopię zapasową Finlandia (32-bity)’ (lub 'pobierz kopię zapasową Finlandia (64-bity)’ w przypadku wykorzystywania wersji programu dla Windows 64-bity).
  3. po rozpakowaniu kopii zapasowej (domyślnie w wybranym przykładzie do foldera 'E:\ftp\oddelegowani_finlandia_32′), należy uruchomić w programie moduł 'Kopia Zapasowa’ (albo poprzez opcję menu programu 'Pomoc’, albo z menu Start Windows), a następnie, po uruchomieniu kopii zapasowej, wybrać przycisk 'Przywróć Kopię Zapasową’ i jako lokalizację źródła kopii zapasowej wskazać folder, do którego rozpakowano wcześniej (pkt.1) kopię zapasową przykładowych danych, np. 'E:\ftp\oddelegowani_finlandia_32′. Po wybraniu 'Dokończ’ i potwierdzeniu wyświetlanych informacji, kopia zapasowa zostanie odtworzona.
  4. po odtworzeniu kopii zapasowej, można uruchomić program i kontynuować zapoznawanie się z przykładową konfiguracją, jak również dokonać odpowiednich korekt.

Czynności wykonywane w punktach 2. i 3. zostały poniżej szczegółowo przedstawione na rysunkach (w przykładzie wykorzystano przeglądarkę Firefox):

Po wybraniu linka wskazującego na odpowiednią kopię zapasową, należy potwierdzić zapisanie pliku:

W menedżerze Pobrań programu Firefox (lub innej przeglądarki), należy otworzyć pobrany plik. W tym celu należy wybrać nazwę pobranego pliku prawym przyciskiem myszy, a następnie opcję 'Otwórz’, lub po prostu podwójnie kliknąć na nazwie pobranego pliku:

W dalszej kolejności należy potwierdzić uruchomienie pobranego pliku:

a następnie, po uruchomieniu, rozpakowanie do wskazanego foldera:

Po rozpakowaniu kopii zapasowej, w folderze do którego została rozpakowana kopia będzie się znajdował plik 'firmbak2.zip’ – jest to plik kopii zapasowej. Teraz należy uruchomić program 'Kopia Zapasowa’ który jest dostępny np. poprzez link 'Kopia Zapasowa’ w menu Start Windows w folderze programu SuperPłace, lub w samym programie SuperPłace po wybraniu opcji menu 'Pomoc’, 'Wykonaj/Przywróć Kopię Zapasową’. Po uruchomieniu programu kopii zapasowej, należy wybrać przycisk 'Przywróć Kopię Zapasową’:

Kontynuowanie przywracania kopii zapasowej należy potwierdzić:

W dalszej kolejności, jako lokalizację źródła kopii zapasowej należy wskazać folder do którego rozpakowano kopię zapasową:

Po wybraniu przycisku ”Dokończ’, należy potwierdzić informację na kolejnych ekranach:

Po przywróceniu danych, należy zaktualizować program SuperPłace (np. poprzez wybranie opcji menu 'Pomoc’, 'Aktualizacja Programu On-Line’). Aktualizacja pozwoli uaktualnić konfigurację odtworzonej bazy danych.

Program można dowolnie konfigurować we własnym zakresie tak, aby system dostosować do rozliczania oddelegowań do konkretnych krajów lub grup krajów. W razie potrzeby, oferujemy wykonanie konfiguracji pod wymagania klienta – w takim przypadku prosimy o kontakt.