fbpx

Dodatek stażowy

Załóżmy, że zgodnie z regulaminem wynagradzania, pracownikowi oprócz wynagrodzenia zasadniczego przysługuje dodatek stażowy. Przykładem instytucji zobowiązanych do naliczania i wypłaty dodatków stażowych są np. urzędy gmin, starostwa powiatowe oraz urzędy marszałkowskie (zgodnie z ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych – Dz.U. 2008 nr 223 poz. 1458). Szczegóły dotyczące wyliczania i wypłacania dodatku stażowego reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. 2009 nr 50 poz. 398).

Przy ustalaniu uprawnień do dodatku uwzględniane są jedynie okresy zatrudnienia u obecnego pracodawcy oraz ewentualnie inne okresy wyraźnie wskazane przez przepisy wyższej rangi. Wysokość dodatku stażowego wypłacanego co miesiąc wynosi 5% wynagrodzenia zasadniczego za 5 lat zatrudnienia i wzrasta corocznie o 1%, maksymalnie do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

W przypadku pracowników sfery budżetowej w aktach prawnych regulujących wypłaty dodatku stażowego (za wysługę lat) jest zwykle napisane, że dodatek ten nie jest redukowany za czas pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (choroby) lub pobierania zasiłku opiekuńczego. W takiej sytuacji, zgodnie z § 2 ust. 24 rozporządzenia M.P. i P.S. z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106):

24) składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku,

nie należy dodatku stażowego, który jest wypłacany w czasie niezdolności do pracy (choroby) lub pobierania zasiłku opiekuńczego, uwzględniać w podstawach ubezpieczeń społecznych.

Uwaga: ZUS interpretuje powyższe rozporządzenie jako konieczność podzielenia wypłaconego dodatku na dwie części: 1) za czas przepracowany – wchodzi do wszystkich podstaw ubezpieczeń, zasiłku chorobowego) i podatku dochodowego oraz 2) za czas nieprzepracowany z powodu choroby lub sprawowania opieki – wchodzi wyłącznie do podstawy podatku dochodowego.

Dlatego właśnie w definicji dodatku stażowego w części 'wchodzi do podstaw’ należy wybrać opcję 'Tak (bez okresu pobierania wynagr. za czas niezdolności do pracy lub sprawowania opieki)’. Wypłacony dodatek stażowy będzie wtedy automatycznie dzielony w przypadku choroby lub sprawowania opieki na dwie części przy dopisywaniu zatrudnionego do listy płac z wynagrodzeniem zasadniczym. Wyliczenie kwoty dodatku stażowego za czas nieprzepracowany jest dokonywane w przeliczeniu na 30 dni.

W przypadku zatrudnienia lub zwolnienia pracownika w trakcie miesiąca, dodatek stażowy za nieprzepracowaną część miesiąca jest redukowany w przeliczeniu na dni pracy.

Rejestrowanie i rozliczanie dodatku stażowego w programie SuperPłace zostało szczegółowo opisane w następującym poradniku:

Rozliczanie właścicieli

Obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych nałożyła na osoby fizyczne, które na terenie Polski są osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz osobami z nimi współpracującymi (art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy) ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące, podlegające z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, objęte są również obowiązkowym ubezpieczeniem wypadkowym. Ubezpieczenie chorobowe jest dla wymienionych osób dobrowolne i objęcie nim następuje na wniosek osoby zainteresowanej.

Ubezpieczenia społeczne

W myśl art. 18 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących stanowiła do 2008r. zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Składka w nowej wysokości obowiązywała od trzeciego miesiąca następnego kwartału.

Od 2009 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli więc osoba podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym np. od początku miesiąca, a do ubezpieczenia chorobowego przystępuje w trakcie tego miesiąca, nie zmniejsza się podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe nie stosuje się ograniczenia górnej rocznej podstawy wymiaru składek, które obowiązuje dla podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jednak podstawa wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nie może przekraczać miesięcznie 250% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Kwotę tę ustala się miesięcznie, poczynając od trzeciego miesiąca kwartału kalendarzowego, na okres 3 miesięcy, na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału.

Ustawą z dnia 1 lipca 2005 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 150, poz. 1248) wprowadzono nowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, które rozpoczęły wykonywanie działalności gospodarczej po dniu wejścia w życie tej ustawy, tj. nie wcześniej niż 25 sierpnia 2005 r. Przy czym do osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą zalicza się także osoby, które po dopełnieniu obowiązku uzyskania odpowiedniego wpisu, zgodnie z przepisami o działalności gospodarczej, w ramach tej działalności wykonują wolny zawód (o którym mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych) oraz osoby, które działalność gospodarczą prowadzą w ramach spółki cywilnej.

Zgodnie z powołaną ustawą, dla osób rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej po 24 sierpnia 2005 r., w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia

Kwota najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących podlega odpowiedniemu zmniejszeniu za miesiąc, w którym nastąpiło objęcie ubezpieczeniami lub ich ustanie, jeżeli trwały one tylko przez część miesiąca. Wówczas kwotę najniższej podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

Ubezpieczenie zdrowotne

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli posiadają obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu i zamieszkują na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu,

Począwszy od składek należnych za okres od 1 marca 2009 r. podstawę ich wymiaru stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku. Składka w tej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne nie stosuje się ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna i niepodzielna. Składka ta nie podlega proporcjonalnemu pomniejszeniu do liczby dni podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w danym miesiącu kalendarzowym.

Szczegółowe zasady wyliczania i rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących opisano w poradniku ZUS’ Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących’.

Deklaracja PIT-40

Zgodnie z art. 37 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli pracownik przed dniem 10 stycznia złoży zakładowi pracy oświadczenie na PIT-12, upoważniając go do dokonania rocznego obliczenia podatku, wtedy rocznego rozliczenia podatku na formularzu PIT-40 dokonuje w imieniu pracownika zakład pracy.

Art. 37.

1. Jeżeli podatnik, od którego zaliczki miesięczne pobierają płatnicy określeni w art. 31, art. 33 lub art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7, złoży płatnikowi przed dniem 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru, które traktuje się na równi z zeznaniem, że:

1) poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30–30c oraz art. 30e,

2) nie korzysta z odliczeń, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 2–4,

3) nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 lub 4,

4) (uchylony),

5) nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 5

– płatnik jest obowiązany sporządzić, według ustalonego wzoru, roczne obliczenie podatku, na zasadach określonych w art. 27, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.

Z deklaracji PIT-40 może wynikać nadpłata lub niedopłata podatku. Rozliczenie z urzędem skarbowym reguluje art. 37 pkt 4:

4. Różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego. W razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w deklaracji, o której mowa w art. 38 ust. 1a.

Wybrane zagadnienia kadrowo-płacowe

Poniżej przedstawiono w 'telegraficznym’ skrócie wybrane zagadnienia z tematyki kadrowo-płacowej. Każdy z opisów zawiera referencje do regulujących aktów prawnych.

Opis zmian związanych z wprowadzeniem od 17 czerwca 2013 urlopów rodzicielskich

Opis zasad rozliczania pracowników oddelegowanych za granicę. W przykładach wykorzystano oddelegowanie do Francji (stała stawka miesięczna), oraz do Finlandii (stała stawka godzinowa).

Opis zmienionych zasad wyliczania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób przebywających na urlopie wychowawczym.

Kto podlega ubezpieczeniom obowiązkowo, a kto dobrowolnie? Jak wyliczane są podstawy wymiaru ubezpieczeń? Tutaj znajdziesz ogólne informacje dotyczące ubezpieczeń społecznych.

Kto podlega ubezpieczeniu obowiązkowo, a kto dobrowolnie? Jak wyliczana jest podstawa wymiaru ubezpieczenia? Tutaj znajdziesz ogólne informacje dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego.

Co to jest Fundusz Pracy? Od jakich wynagrodzeń nie należy odprowadzać składki na Fundusz Pracy? Tutaj znajdziesz ogólne informacje dotyczące Funduszu Pracy.

Kto i dlaczego opłaca składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)? Od jakich wynagrodzeń nie należy odprowadzać składki na FGŚP? Tutaj znajdziesz ogólne informacje dotyczące FGŚP.

Szczegółowy opis: wynagrodzenia za czas urlopu, ekwiwalentu pieniężnego za urlop, oraz świadczenia urlopowego.

Kiedy wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia wchodzi do podstawy zasiłku chorobowego? Znajdziesz tutaj podstawowe informacje dotyczące wypłat świadczeń przysługujących w okresie choroby.

W jaki sposób wyliczyć wynagrodzenie zasadnicze dla pracownika nieobecnego z powodu choroby? Jeżeli sądzisz, że proporcjonalnie do dni obecności podzielonych przez 30 musisz to przeczytać!

Jakie należności i do jakiej kwoty można potrącać z wynagrodzenia? Cytaty z Kodeksu pracy szczegółowo opisują kwestie potrąceń.

Wszystko co zawsze warto wiedzieć rozliczając umowy zlecenia, o dzieło, agencyjne i o prawa autorskie. Kompletne opisy, ZUS, opodatkowanie, dodatkowe informacje.

W jaki sposób wyliczyć podstawę składek na ubezpieczenia społeczne od kwoty dodatku stażowego dla pracownika nieobecnego przez połowę miesiąca z powodu choroby? Jeżeli sądzisz, że należy uwzględnić całą kwotę lub nie uwzględniać jej w ogóle musisz to przeczytać!

Jak zautomatyzować rozliczanie właścicieli zgodnie z ustawą o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia?

Kiedy wypełniamy PIT-40? Jak rozliczać nadpłatę/zwrot podatku? Tutaj znajdziesz ogólne informacje dotyczące PIT-40.

Zgodność z RODO

Tekst źródłowy rozporządzenia RODO


W celu zapewnienia zgodności programu z wymaganiami rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) w programie dokonano niezbędnych modyfikacji w celu właściwego zabezpieczenia przetwarzanych danych. Zdecydowana większość z wprowadzonych zabezpieczeń nie wymaga podejmowania przez użytkownika żadnych czynności poza aktualizacją programu. Wyjątkiem jest zabezpieczenie programu hasłem w przypadku, gdy sam komputer nie został zabezpieczony hasłem, lub gdy do komputera na którym zainstalowano program ma dostęp więcej niż jedna osoba. Wszystkich zmian związanych z uaktywnieniem weryfikacji użytkownika można dokonać w module 'Administrator’ instalowanym razem z programem.


Można przyjąć, że minimalne wymagania rozporządzenia RODO zostaną przez posiadacza licencji wypełnione, jeśli:

(a) zaktualizuje program do najnowszej wersji,

(b) uaktywni weryfikację użytkownika w przypadku, gdy sam komputer nie został zabezpieczony hasłem, lub gdy do komputera ma dostęp więcej niż jedna osoba:
uaktywnienie weryfikacji użytkownika (ekran logowania)

(c) wydrukuje i zachowa przykładowy rejestr czynności przetwarzania danych:
przykładowy rejestr czynności przetwarzania (plik PDF)
przykładowy rejestr czynności przetwarzania (plik XLSX)


Wymagania RODO

Ogólnie wymagania związane z rozporządzeniem RODO można podzielić na cztery grupy: (1) wymagania dotyczące uwierzytelniania, (2) wymagania dotyczące funkcjonalności programu, (3) wymagania dotyczące zabezpieczenia technicznego i fizycznego, oraz (4) wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji.

Wymagania dotyczące uwierzytelniania: RODO nie precyzuje na czym takie wymagania miałyby dokładnie polegać. Za rozsądne można przyjąć następujące założenia: każdy użytkownik powinien posiadać indywidualny identyfikator i hasło do programu, identyfikator użytkownika, który utracił uprawnienia, nie powinien być przydzielony innej osobie, hasło do programu powinno składać się co najmniej z 8 znaków, zawierać małe i duże litery oraz cyfry lub znaki specjalne. W przypadku zapotrzebowania na większe restrykcje, można wymusić zmianę hasła nie rzadziej, niż np. co 30 lub 90 dni. Program spełnia wszystkie powyższe wymagania dotyczące uwierzytelniania – wszystkie opisane kwestie można w programie zrealizować wykorzystując moduł Administrator.

Wymagania dotyczące funkcjonalności programu: program zapewnia automatycznie odnotowanie daty oraz identyfikatora użytkownika dokonującego dodania, modyfikacji i usuwania danych osobowych, odnotowanie informacji o odbiorcach, którym dane zostały udostępnione oraz o dacie i zakresie udostępnienia, odnotowanie, jaka zgoda, kiedy i z jakimi ograniczeniami została wyrażona, odnotowanie informacji o dacie wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Program zapewnia również możliwość odnotowania, że osoba, której dane dotyczą, wniosła o ograniczenie ich przechowywania, oraz dostarczenie osobie, której dane dotyczą, jej własnych danych osobowych, w formacie wydruku PDF (wydruk kartoteki osobowej zatrudnionego). Program spełnia wszystkie powyższe wymagania dotyczące funkcjonalności.

Wymagania dotyczące zabezpieczenia technicznego i fizycznego: komputer z danymi powinien znajdować się w wydzielonym miejscu, zabezpieczonym przed utratą danych spowodowaną np. pożarem, zalaniem, włamaniem, nieuprawnionym wglądem, kradzieżą, na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, powinny być tworzone regularne kopie zapasowe, zapis tych kopii nie powinien być przechowywany w pomieszczeniu, gdzie znajduje się komputer, z którego one pochodzą. Prawa dostępu przydzielone użytkownikom powinny być odbierane po zakończeniu zatrudnienia lub dostosowywane do zaistniałych zmian. Sprzęt powinien być chroniony przed awariami zasilania oraz innymi przerwami. Spełnienie wymagań zabezpieczenia technicznego i fizycznego leży w gestii użytkownika.

W programie jest automatycznie tworzony i przechowywany log zdarzeń rejestrujący działania użytkowników, oraz zdarzenia związane z bezpieczeństwem informacji. Przeglądanie logu aktywności użytkowników jest dostępne poprzez moduł 'Administrator’ instalowany razem z programem.

Wymagania dotyczące dokumentacji: podmioty są zobowiązane do prowadzenia dwóch rejestrów:
(1) czynności przetwarzania danych, oraz
(2) kategorii czynności przetwarzania danych.

W odniesieniu do innych potencjalnie przydatnych dokumentów, można wymienić również upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla Administratora danych. Przykładowe upoważnienie powinno upoważniać do przetwarzania danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych oraz w innych zbiorach, dotyczących danych osobowych kandydatów do pracy przetwarzanych w związku z procesem rekrutacji oraz danych osobowych pracowników i byłych pracowników przetwarzanych w związku z ich zatrudnianiem, powinno wygasać w przypadku rozwiązania umowy o pracę lub zmiany stanowiska przez Administratora, oraz zobowiązywać Administratora do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych oraz sposobu ich zabezpieczenia

Ponieważ wielu użytkowników programu pyta również o formularz zgody pracownika na przetwarzanie danych osobowych, warto przypomnieć, że co do zasady, zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika lub kandydata do pracy jest wymagana tylko wtedy, gdy pracodawca przetwarza dane, do których nie został umocowany na podstawie przepisów. Zgoda pracownika byłaby konieczna, gdyby pracodawca miał zamiar wykorzystywać dane osobowe pracownika w celach innych niż związane z zatrudnieniem.Jeśli pracodawca żąda od pracowników jedynie danych osobowych, których wymagają przepisy, nie potrzebuje zgody tych osób na ich przetwarzanie. Przykładowo zgody nie wymaga prowadzenie akt osobowych czy naliczanie listy płac, natomiast wymagałoby np. wprowadzenie rejestracji danych biometrycznych pracowników.

1. Rejestr czynności przetwarzania danych – rejestr prowadzi Administrator. Obowiązek prowadzenia rejestru czynności wynika z art. 30 ust. 1 rozporządzenia RODO. W rejestrze powinny znaleźć się następujące informacje:

a) imię i nazwisko lub nazwa oraz dane kontaktowe administratora oraz wszelkich współadministratorów, a także gdy ma to zastosowanie – przedstawiciela administratora oraz inspektora ochrony danych;

b) cele przetwarzania;

c) opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych;

d) kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych;

e) gdy ma to zastosowanie, przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi, dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń;

f) jeżeli jest to możliwe, planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych;

g) jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1.

2. Rejestr kategorii czynności przetwarzania danych – rejestr prowadzą podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora danych. W rejestrze kategorii czynności przetwarzania powinny być zawarte:

a) imię i nazwisko lub nazwa oraz dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego lub podmiotów przetwarzających oraz każdego administratora, w imieniu którego działa podmiot przetwarzający, a gdy ma to zastosowanie – przedstawiciela administratora lub podmiotu przetwarzającego oraz inspektora ochrony danych;

b) kategorie przetwarzań dokonywanych w imieniu każdego z administratorów;

c) gdy ma to zastosowanie – przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi, dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń;

d) jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1.

Co należy zrobić rozpoczynając nowy rok sprawozdawczy?

Z początkiem każdego nowego roku sprawozdawczego (kalendarzowego), ulegają zmianie niektóre parametry dotyczące wyliczania wynagrodzeń – w przypadku aktualizacji programu, wszelkich zmian w konfiguracji dokonuje sam program natychmiast po aktualizacji otwierając ekran 'Aktualizacja Konfiguracji i Parametrów’.

Dodatkowo do zmiany parametrów wyliczeniowych, w nowym roku należy zwykle utworzyć 'bilans otwarcia’ wymiaru urlopu wypoczynkowego – tylko w ten sposób można automatycznie przenieść niewykorzystany urlop wypoczynkowy na kolejny rok kalendarzowy. W tym celu należy w pierwszej kolejności otworzyć ekran 'Bilans Otwarcia Wymiaru Urlopu Wypoczynkowego wg Lat’ (opcja menu Kartoteki Osobowe), a następnie, po odczytaniu bilansu dla wszystkich pracowników, wykorzystać opcję menu 'Działania’, 'Ustaw Przeniesienie z Poprzedniego Roku’, umożliwiającą automatyczne przepisanie urlopu niewykorzystanego z poprzedniego roku w kolumny urlopu przeniesionego na aktualny rok. Po zapisaniu bilansu otwarcia, urlop przeniesiony powiększy urlop przysługujący pracownikowi w danym roku.

Przeniesienia niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego należy dokonywać po uprzednim wprowadzeniu wszystkich urlopów wypoczynkowych za rok poprzedni – w przypadku dokonywania zmian w urlopach po utworzeniu bilansu otwarcia, bilans ten należy ustawić ponownie.

Pracownicy oddelegowani za granicę

Pobierz instrukcję: Rozliczanie pracowników oddelegowanych za granicę (1,46 MB PDF, aktualizacja 28-03-2017)

W instrukcji opisano szczegółowe zasady rozliczania pracowników oddelegowanych za granicę, oraz czynności w celu skonfigurowania programu do dokonywania takich rozliczeń. W przykładach wykorzystano oddelegowanie do Francji (stała stawka miesięczna), oraz do Finlandii (stawka godzinowa). Rozliczenia automatycznie uwzględniają okresy oddelegowania krótsze niż pełny miesiąc, bez konieczności dokonywania przez użytkownika dodatkowych wyliczeń. Implementacja uwzględnia również szczególne sytuacje, takie jak: wyliczenie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy przysługującego z tytułu wypłat dokonanych za okres oddelegowania, wybór kraju opodatkowania, rejestracja i wyliczenie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe przepracowane w czasie oddelegowania, automatyzacja rozliczeń w przypadku lokalnej waluty innej niż EURO, oraz rozliczanie oddelegowania pracowników tymczasowych. W rozliczeniach uwzględniono zasady ustalania podstawy wymiaru składek zgodnie z wytycznymi ZUS: ustalanie podstawy wymiaru składek pracowników delegowanych według zasad obowiązujących od 01.10.2016 r.

W celu ułatwienia wdrożenia, poniżej udostępniono linki do pobrania kopii zapasowych danych programu, skonfigurowanych do rozliczania:

Po zainstalowaniu, zgodnie z instrukcją poniżej, kopii zapasowej z przykładowymi danymi, konfigurację programu można dowolnie dopasować do konkretnych wymagań (np. zmienić nazwę kraju oddelegowania, stawki, kursy, itp.). Instrukcja instalacji kopii zapasowych jest następująca: w celu zainstalowania przykładowej bazy danych należy, kolejno:

  1. zainstalować najnowszą wersję programu
  2. pobrać i rozpakować kopię zapasową – w tym celu należy uruchomić odpowiedni udostępniony powyżej link np. 'pobierz kopię zapasową Finlandia (32-bity)’ (lub 'pobierz kopię zapasową Finlandia (64-bity)’ w przypadku wykorzystywania wersji programu dla Windows 64-bity).
  3. po rozpakowaniu kopii zapasowej (domyślnie w wybranym przykładzie do foldera 'E:\ftp\oddelegowani_finlandia_32′), należy uruchomić w programie moduł 'Kopia Zapasowa’ (albo poprzez opcję menu programu 'Pomoc’, albo z menu Start Windows), a następnie, po uruchomieniu kopii zapasowej, wybrać przycisk 'Przywróć Kopię Zapasową’ i jako lokalizację źródła kopii zapasowej wskazać folder, do którego rozpakowano wcześniej (pkt.1) kopię zapasową przykładowych danych, np. 'E:\ftp\oddelegowani_finlandia_32′. Po wybraniu 'Dokończ’ i potwierdzeniu wyświetlanych informacji, kopia zapasowa zostanie odtworzona.
  4. po odtworzeniu kopii zapasowej, można uruchomić program i kontynuować zapoznawanie się z przykładową konfiguracją, jak również dokonać odpowiednich korekt.

Czynności wykonywane w punktach 2. i 3. zostały poniżej szczegółowo przedstawione na rysunkach (w przykładzie wykorzystano przeglądarkę Firefox):

Po wybraniu linka wskazującego na odpowiednią kopię zapasową, należy potwierdzić zapisanie pliku:

W menedżerze Pobrań programu Firefox (lub innej przeglądarki), należy otworzyć pobrany plik. W tym celu należy wybrać nazwę pobranego pliku prawym przyciskiem myszy, a następnie opcję 'Otwórz’, lub po prostu podwójnie kliknąć na nazwie pobranego pliku:

W dalszej kolejności należy potwierdzić uruchomienie pobranego pliku:

a następnie, po uruchomieniu, rozpakowanie do wskazanego foldera:

Po rozpakowaniu kopii zapasowej, w folderze do którego została rozpakowana kopia będzie się znajdował plik 'firmbak2.zip’ – jest to plik kopii zapasowej. Teraz należy uruchomić program 'Kopia Zapasowa’ który jest dostępny np. poprzez link 'Kopia Zapasowa’ w menu Start Windows w folderze programu SuperPłace, lub w samym programie SuperPłace po wybraniu opcji menu 'Pomoc’, 'Wykonaj/Przywróć Kopię Zapasową’. Po uruchomieniu programu kopii zapasowej, należy wybrać przycisk 'Przywróć Kopię Zapasową’:

Kontynuowanie przywracania kopii zapasowej należy potwierdzić:

W dalszej kolejności, jako lokalizację źródła kopii zapasowej należy wskazać folder do którego rozpakowano kopię zapasową:

Po wybraniu przycisku ”Dokończ’, należy potwierdzić informację na kolejnych ekranach:

Po przywróceniu danych, należy zaktualizować program SuperPłace (np. poprzez wybranie opcji menu 'Pomoc’, 'Aktualizacja Programu On-Line’). Aktualizacja pozwoli uaktualnić konfigurację odtworzonej bazy danych.

Program można dowolnie konfigurować we własnym zakresie tak, aby system dostosować do rozliczania oddelegowań do konkretnych krajów lub grup krajów. W razie potrzeby, oferujemy wykonanie konfiguracji pod wymagania klienta – w takim przypadku prosimy o kontakt.

Urlopy rodzicielskie

W obowiązujących przepisach wprowadzono zmiany dotyczące dodatkowego urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, a także wprowadzono nową instytucję, urlop rodzicielski. Łączny wymiar tych urlopów wyniesie 52 tygodnie, w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie, natomiast w przypadku porodów mnogich – od 65 do 71 tygodni, w zależności od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie. Regulacje weszły w życie 17 czerwca 2013 r.

Terminy: długość podstawowego urlopu macierzyńskiego nie zmieniła się. Zmiany dotyczą okresuurlopu macierzyńskiego przed porodem – po zmianie przepisów obowiązującym okresem 'do wzięcia’ jest „nie więcej niż sześć tygodni”. Został wydłużony dodatkowy urlop macierzyński. Wyniesie on 6 tygodni (w przypadku urodzenia jednego dziecka) lub 8 tygodni (w przypadku urodzenia bliźniaków albo wieloraczków) Wymiar nowo wprowadzonego urlopu rodzicielskiego to 26 tygodni bez względu na liczbę dzieci urodzonych w trakcie jednego porodu. Ojciec lub matka mogą z niego skorzystać zaraz po wykorzystaniu dodatkowego urlopu macierzyńskiego w pełnym wymiarze. Albo wykorzystuje się urlop rodzicielski jednorazowo, albo dzieli na maksymalnie trzy części, przy czym żadna z części nie może być krótsza niż osiem tygodni.

Komu przysługują nowe urlopy? Z nowych przepisów skorzystają nie tylko osoby zatrudnione na etacie, ale również ci, którzy opłacają ubezpieczenia chorobowe, czyli głównie osoby pracujące na umowach-zleceniach i przedsiębiorcy. Ustawodawca przewidział również możliwość podzielenia urlopu pomiędzy rodziców, zatem z urlopu dodatkowego oraz urlopu rodzicielskiego będą mogli skorzystać zarówno ojciec, jak i matka.

Z punktu widzenia rozliczania nowych urlopów w programie, istotna informacja jest następująca: zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu macierzyńskiego (za okres do 26 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka) będzie wynosił, tak jak to było do tej pory, 100% podstawy wymiaru zasiłku. Natomiast zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego (także do 26 tygodni) będzie wynosił 60% podstawy wymiaru zasiłku. Jeżeli jednak pracownik podejmie decyzję o skorzystaniu z urlopu rodzicielskiego jeszcze przed porodem składając wniosek o udzielenie jej bezpośrednio po urlopie macierzyńskim – dodatkowego urlopu macierzyńskiego, a bezpośrednio po takim urlopie – urlopu rodzicielskiego, to wówczas przez cały okres urlopu związanego z urodzeniem się dziecka będzie jej przysługiwał zasiłek w wysokości 80% podstawy wymiaru zasiłku.

Użyteczną interpretację nowych przepisów opublikował ZUS: Zmiany w zasiłkach macierzyńskich